Los organizadores de eventos y el Ceremonial

Mis estudios académicos de Protocolo y Ceremonial no aceptaban el término “evento”. Por eso me sorprendí, cuando observé que una institución muy seria ofrece la carrera de organizadores de eventos. Pronto advertí la interrelación necesaria entre quienes hacen eventos y los que estamos en el Ceremonial.

Evento era para mí un “acaecimiento”. Sin embargo el concepto actual en nuestro idioma español es mucho más amplio. Se trata de un suceso importante y programado, de índole social, artístico o deportivo. Su objeto es la vida misma.

El Ceremonial es una disciplina que tiene por finalidad facilitar la comunicación entre las personas reconociendo a ellas el lugar que ocupan en la sociedad. Así, los organizadores de eventos no pueden prescindir de nuestra disciplina. Ellos, ante un acto o ceremonia, deberán estudiar dónde se desarrollará, qué cantidad de invitados habrá y un sinnúmero de detalles que van desde la megafonía hasta la presentación correcta de las recepcionistas para una tarea imprescindible.

He participado en la confección de muchas ceremonias y sé que no hay dos iguales. Desecho la idea de la repetición, el “como siempre” y la falta de originalidad. En Ceremonial tenemos en cuenta el carácter de la ceremonia –sencilla o solemne-, la asistencia de autoridades, de invitados especiales y la ubicación del público. Hoy se cuenta con innumerables posibilidades para un evento y, con un poco de imaginación y sentido común es factible transformar una parte de la planta de una empresa en un espacioso salón.

El Ceremonial vendrá a colaborar con los organizadores de eventos. Si por ejemplo, se trata de un acto para celebrar un aniversario importante de un ente, somos nosotros quienes vamos a fijarnos en la posible ubicación de las banderas. Jamás pondremos el emblema comercial junto al pabellón nacional y ofreceremos las dos posibilidades de cesión de presidencia. Años atrás, la presencia del presidente de la República en una ceremonia académica fue objeto de una interpretación errónea. El Rector se ubicó en su sitial y puso a su derecha, al Presidente. También recuerdo que en el mismo ámbito, otro rector cedió su presidencia al ministro de Educación. Recordaremos siempre que una autoridad elegida por sufragio tendrá mayor precedencia que una designada. La presencia de un ministro nacional en un Departamento no hará cambiar de sitio al Intendente Municipal.

El Ceremonial no es caprichoso y aplicará las sabias normas nacionales e internacionales. Aunque pueda parecer correcto a los ojos del público, el miembro del directorio que sigue al presidente de una empresa no puede ser colocado como uno más en las filas de asientos. Aprendí, hace muchos años, que la justicia es la perenne voluntad de dar a cada suyo que no es lo mismo a dar a todos lo mismo. Eso me da mucha paz y sé que actúo bien.

Quizás los que estamos en Ceremonial podemos aportar nuestros conocimientos. En estos tiempos, cuando ya no existen los enfermos que se excusaban por no poder ir a una cena importante, tendremos que soplar a los organizadores alguna experiencia. Les diremos lo simpático que resultará si a una persona con régimen especial de comidas, le llega su plato igual al de los demás exteriormente  pero distinto en el contenido. ¿Cuesta más? Parecería que todo es cuestión de orden.

Los organizadores de eventos se desempeñan en todos los ámbitos. Si son conscientes de la trascendencia de su tarea, recurrirán al Ceremonial. Hace unos días asistí a la presentación de un seminario internacional. Cuando pasé al auditorio pude comprobar que todo estaba bien. Sin embargo, la mirada profesional se detuvo en las banderas. No entendí  la solución dada. En principio –eran en número par- estaban bien. Sin embargo la del Uruguay y la de Argentina estaban juntas. Pregunté y me dieron por respuesta: “Es que son países vecinos”. No es exactamente lo que nos dice la Convención de Viena de 1815. Los Estados libres e independientes son iguales sin importar su extensión geográfica, su población o su riqueza. Como las banderas estaban en número par había una solución para ello.

He tenido ocasión de conocer en el Universitario Crandon, la carrera de organizadores de eventos.  Allí, un grupo muy inteligente de estudiantes recibe una excelente formación. No pude expresar como Eliza en Pigmalion: “What´s this for?”, porque me había reconciliado con los organizadores. Pero para ser muy sincero, debo admitir que, en mi familia me reprochan el giro que ha tomado mi pensamiento. Lo compartirán pronto.

Roberto Cava De Feo

Especialista en Protocolo y Ceremonial